Obligations des centres d’affaires / de domiciliation

Le métier de DOMICILIATAIRE est un métier règlementé soumis à de nombreuses obligations. Il peut être exercé par des personnes physiques ou morales.

Toutefois, la condition principale est d’obtenir un agrément Préfectoral pour pouvoir exercer. Sans agrément, aucune entité morale ou physique n’a le droit de domicilier des entreprises sous peine de lourdes sanctions pénales.

Pendant toute la durée du contrat, le Domiciliataire se doit de respecter de nombreuses obligations auprès de ses clients mais aussi auprès des différentes instances étatiques (Greffe du tribunal, URSSAF, Centre des Impôts etc.) :

• Mettre à la disposition des entreprises domiciliées des locaux adéquats (bureau de réception/salles de réunion) pour la tenue de rendez-vous professionnels ou pour la tenue des instances (contrôle fiscal, URSSAF etc.) ;

Ces locaux seront facturés aux clients selon la tarification en vigueur du Centre de Domiciliation, tarification dont, ils sont informés lors de la signature du contrat de domiciliation.

• S’assurer du sérieux des entreprises domiciliées et à ce titre, chaque domicilié doit apporter les éléments constitutifs du dossier comme : la pièce d’identité, le justificatif de domicile, les statuts ou les projets de statuts, l’extrait KBIS, la liste des bénéficiaires effectifs, l’attestation de l’endroit de la tenue de sa comptabilité (nom et adresse de l’expert-comptable) etc.

Note : le justificatif de domicile doit être soit une attestation EDF ou GDF, ou de box fibre Internet, soit une quittance de loyer ; le justificatif ne peut en aucun cas être une facture de téléphone portable.

• Mettre en œuvre les obligations relatives à la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme définies au chapitre 1er du titre VI du livre V du code monétaire et financier (articles L.561-1 à L561-45 du code monétaire et financier) au titre du dispositif TRACFIN (Traitement du Renseignement et Action contre les Circuits Financiers clandestins) ; ceci se concrétise par la réalisation d’un suivi documentaire et commercial/relationnel régulier des domiciliés.

• Réceptionner le courrier, les plis et colis et informer les clients domiciliés de leur arrivée.

• Communiquer tous les 3 mois au Centre des Impôts et au Greffe du Tribunal de Commerce, la liste actualisée des entreprises domiciliées avec mise en avant des entreprises résiliées et les nouveaux domiciliés.

• Informer le greffier du Tribunal de commerce, la Chambre des Métiers et de l’Artisanat dès lors que les domiciliés ne sont pas présentés pour récupérer leur courrier depuis plus de trois mois.

Lorsque les entreprises cherchent un endroit pour la domiciliation, elles doivent s’assurer que le domiciliataire possède bien un numéro d’agrément valide.

Par ailleurs il est fortement souhaitable de prendre des renseignements sur le sérieux du Centre d’Affaires notamment en termes de longévité sur le marché.

Le Centre d’Affaires est une entreprise ayant un caractère assez particulier dans la mesure où elle doit être stable pour offrir à son tour un cadre stable à ses clients.

La fermeture d’un Centre d’affaires engendre automatiquement pour ses clients un transfert de siège et par conséquent, des coûts et des démarches administratives.